Fiktives Gestaltungsbeispiel · keine Kundenreferenz

Gemeinsame Projektablage in einem kleinen Dienstleistungsbetrieb

Ein IT-Dienstleister wurde gebeten, in einem kleinen Dienstleistungsbetrieb mit etwa einem Dutzend Beschäftigten die gemeinsame Projektablage zu ordnen. Der Betrieb arbeitet projektweise für wechselnde Auftraggeber. Angebote, Protokolle, Lieferdateien und interne Notizen lagen in persönlichen Ordnern, in E-Mail-Anhängen und auf einem gemeinsamen Laufwerk ohne verbindliche Struktur.

Ausgangslage

Wenn jemand vertrat oder ein Projekt nach Monaten wieder aufgenommen wurde, war unklar, welche Datei der aktuelle Stand war. Es gab keine vereinbarte Stelle für den Angebotsstand, keine einheitliche Benennung und keine kurze Beschreibung, wer welche Datei wohin legt. Der Betrieb wollte keine neue Software einführen, sondern die vorhandene gemeinsame Ablage so festlegen, dass sie im Alltag genutzt werden kann.

Konkreter Auftrag

Der Auftrag umfasste drei Punkte: eine gemeinsame Ordnerstruktur für laufende und abgeschlossene Projekte festlegen; vorhandene Dateien in diese Struktur überführen, soweit sie auffindbar und dem jeweiligen Projekt zuordenbar waren; die Nutzung in einem kurzen, internen Text beschreiben.

Vorgehen

Zuerst wurden mit den Projektverantwortlichen im Auftraggeberteam die tatsächlich vorkommenden Dateitypen gesichtet: Angebot, Auftrag, Protokoll, Lieferung, interne Notiz. Daraus entstand eine schmale Ordnerfolge, die für jedes Projekt gleich aufgebaut ist. Anschließend wurden Altdateien projektweise verschoben oder, wenn die Zuordnung unsicher blieb, in einem gekennzeichneten Sammelordner abgelegt. Zum Schluss wurde festgehalten, wer neue Projekte anlegt und wann ein Projektordner als abgeschlossen gilt.

Greifbares Arbeitsergebnis

Übergeben wurden: die festgelegte Ordnerstruktur; die überführten Projektordner im vorhandenen Laufwerk; ein kurzer Nutzungstext, der Benennung, Ablageort und Abschlussregel nennt.

Was das für einen ähnlichen Betrieb erklärt

Kleine Dienstleister mit projektweiser Arbeit und vorhandenem gemeinsamen Laufwerk können denselben Auftrag stellen: Struktur festlegen, zuordenbare Dateien überführen, Nutzung intern beschreiben. Voraussetzung ist, dass Projekte benennbar sind und keine neue Software eingeführt werden soll.

Fiktives Gestaltungsbeispiel · keine Kundenreferenz. Zur Anfrage: Ersten Referenzfall besprechen.